Tôi là một người hay quên. Vì vậy tôi cố gắng tổ chức thông tin sao cho thật hiệu quả để tìm kiếm mà không cần phải nhớ quá nhiều. Có một tiêu chí tôi tự đặt ra cho mình: đối với mỗi vấn đề tôi đã từng gặp qua - khi cần thiết chỉ cần bỏ ra tối đa 5 phút để tìm lại.
Tôi chia sẻ với các bạn những công cụ mà tôi đã sử dụng (hy vọng là nó cũng hữu ích đối với các bạn)
1. Tổ chức thư mục hợp lý.
Máy tính là công cụ mà tôi sử dụng thường xuyên. Do đó tôi cố gắng tổ chức cấu trúc thư mục sao cho rõ ràng và dễ nhớ. Một cấu trúc thư mục ví dụ mà tôi đang dùng+ Ebooks
(Phan loai ebook theo danh muc)
+ Projects
(Moi du an duoc to chuc thanh mot thu muc rieng)
+ R&D
(Nhung task research lien quan)
+ Personal
Notes (Ghi chu ca nhan)
Documents (Nhung tai lieu tu viet)
CV (CV ca nhan)
...
2. Tổ chức email cá nhân
Mỗi ngày tôi nhận được có khi gần 50 emails. Với số lượng email như vậy nếu không tổ chức/phân loại hợp lý tôi sẽ không thể nào quản lý thông tin một cách hiệu quả. Có một số cách tôi khuyên bạn nên dùng:+ Filter những email ko cần thiết bằng cách tạo filter trên email client (Outlook, ThunderBird, ...)
+ Group email theo nhóm hoặc tổ chức thư mục để lưu trữ email. Mỗi khi đọc xong một email, tôi có thói quen kéo nó vào thư mục thích hợp (chỉ tốn maximum 5 s) nhưng khi cần tìm kiếm bạn có thể tiết kiệm được hàng phút hoặc có khi hàng giờ.
3. Tập thói quen ghi chú những thông tin quan trọng
Đối với những thông tin quan trọng như mật khẩu, tài khoản, thông tin về khách hàng, ... tôi không bao giờ lưu trữ chúng trên email hoặc archived messages. Tôi sử dụng những công cụ online dưới đây:Google Docs: tạo những document để ghi chú những thông tin quan trọng và bảo mật. Tôi nghĩ rằng khả năng Google Docs bị sập hoặc Google phá sản thấp hơn rất nhiều so với khả năng máy tính tôi đang sử dụng bị crash.
Google Notebook: sử dụng cho các tình huống cần ghi chú nhanh.
Delicious: bookmark những link quan trọng cần nhớ + đánh tag rõ ràng để dễ tìm kiếm.
Mind map: (tôi đang dùng XMind - bạn có thể download từ xmind.net). Đây là công cụ tôi dùng để ghi chú những ý tưởng, những thông tin phức tạp về nội dung.
4. Đừng bao giờ bỏ phí bất kì lần tìm kiếm nào:
Mỗi lần tìm kiếm về một vấn đề là một lần mất thời gian. Tôi ghi nhận lại những thông tin tìm kiếm (những kết quả tốt nhất tìm được) vào một nơi. Trước đây tôi sử dụng chương trình KeyNote (chương trình này cho phép bạn lưu trữ ghi chú theo cấu trúc cây - rất hữu ích). Hiện tại đang chuyển sang dùng Google Notebook.Mỗi lần search sẽ ghi lại các thông tin:
+ Chủ đề cần tìm kiếm
+ Những kết quả tìm được tốt nhất
+ Các hướng tìm kiếm dừng lại cuối cùng
5. Lập lịch nhắc nhở
Khi có những công việc quan trọng - tôi lập lịch biểu để nhắc nhở. Có thể sử dụng nhiều chương trình: Outlook, RemindTasks,...Hôm trước có lần hỏi một em gái đồng nghiệp: em gửi lại cho anh danh sách những yêu cầu của Onshore PM cho đợt release này, em suy nghĩ một hồi rồi mở message archived của Yahoo để tìm lại. Buồn quá!
Hy vọng em đọc được bài viết này của anh nhé. Một chút chia sẻ hy vọng sẽ có ích cho những người bạn đồng nghiệp.
