Ngày 2: Diễn đạt trơn tru điều muốn nói
Tại sao phải diễn đạt tốt?
Người xưa thường nói: "cái miệng kiện cái thân" hoặc "trước khi nói uốn lưỡi bảy lần" để nói lên tầm quan trọng của "phương thức diễn đạt bằng lời".Ngày nay trong cuộc sống hiện đại, việc trình bày - giao tiếp là yếu tố quan trọng để giúp ta thành công trong cuộc sống/công việc.
Thử tưởng tượng: bạn là người luôn gặp vấn đề trong việc giao tiếp; bạn mất thời gian để diễn đạt được ý tưởng trong đầu với đối tác/đồng nghiệp; bạn luôn làm người khác hiểu lầm ở những câu nói đầu tiên;... Những điều này ảnh hưởng gì đến công việc của bạn?
1. Công việc của bạn chắc chắn không hiệu quả. Ngành phần mềm luôn cần giao tiếp nhóm. Diễn đạt/giao tiếp không tốt sẽ làm mất nhiều thời gian của bạn và những đồng nghiệp (để hiểu được bạn). Đôi khi, tai hại hơn người ta có thể làm sai ý bạn muốn nói. Lẽ dĩ nhiên, không ai có thể/dám trao cho bạn sứ mạng quản lý nhóm nếu bạn làm việc không hiệu quả.
2. Hệ quả tất yếu của việc diễn đạt kém là bạn thường thiếu tự tin. Do vậy bạn cũng ngại giao tiếp và trình bày. Kết quả là: người ta không nhìn thấy được năng lực của bạn. Cũng vì lẽ đó, bạn cũng không được cất nhắc trong công việc.
Bạn có vấn đề về diễn đạt hay không?
Hãy trả lời cho một số câu hỏi dưới đây và đo kết quả:
1. Bạn mất bao lâu để kể/viết lại câu chuyện ngụ ngôn "Thầy bói xem voi"? Bạn có thể dùng bao nhiêu câu để kể/viết lại câu chuyện đó? (bạn có thể đọc câu chuyện này lại trước khi kể).
Kết quả: Thời gian <5 phút, số câu < 10 => Tốt. Ngược lại: bạn gặp vấn đề về diễn đạt.
2. Bạn có cảm thấy tự tin khi trình bày một vấn đề trước đồng nghiệp?
3. Bạn thường mất bao lâu để trình bày một ý tưởng/thông tin cho đồng nghiệp? >15 phút => bạn đang có vấn đề.
4. Khi phải viết một bản báo cáo/tài liệu, bạn có bao giờ rơi vào trạng thái: không biết phải viết gì/viết như thế nào?
5. Khi trình bày bằng lời trước mọi người, có phải tất cả mọi người đều hiểu được ý bạn nói nhanh chóng hay bạn phải lặp đi lặp lại nhiều lần với nhiều phương thức khác nhau để diễn được hết ý?
Trên đây là những câu hỏi đơn giản để trắc nghiệm bản thân bạn trong việc diễn đạt. Những câu hỏi dạng "Có/Không" thì tôi không cần đưa kết quả chi tiết vì khá rõ ràng để bạn biết câu trả lời nào là "Có vấn đề".
Cái gì làm cho bạn diễn đạt tốt?
Có 3 yếu tố theo tôi tạo nên sự diễn đạt trơn tru:1. Suy nghĩ - lập luận logic: giống như làm tập làm văn, để một bài viết hay và thuyết phục - nó phải được xây dựng dựa trên một sườn ý vững chắc (cả về mặt lập luận lẫn liên kết). Lập luận giống như một bộ xương trên cơ thể người. Thiếu nó, bạn chẳng biết phải diễn đạt cái gì và dễ đưa bạn vào một trạng thái lan man (hay còn gọi là lạc đề).
2. Vốn ngôn ngữ: ngôn ngữ là vỏ bọc, là phương tiện để chuyển tải suy nghĩ/lập luận của bạn đến cho người nghe, người đọc. Thiếu vốn ngôn ngữ, bạn sẽ thiếu hẳn phương pháp truyền tải. Vốn ngôn ngữ bao gồm các yếu tố chính:
a. Từ vựng: bạn đừng nghĩ rằng bạn biết hết từ tiếng Việt. Có những từ bạn chưa hiểu hết nghĩa của nó hoặc thậm chí bạn chưa vận dụng đúng ngữ nghĩa của nó trong cuộc sống. Khi bạn có nhiều vốn từ, việc diễn đạt của bạn cũng sẽ dễ dàng hơn.
b. Ngữ pháp và cách thức liên kết câu: đọc đến đây, chắc bạn bảo: có lẽ ông nên đi dạy môn "tiếng Việt thực hành" hay hơn làm IT. Thật ra, đây là một yếu tố quan trọng để giúp bạn diễn đạt hay. Bạn đừng bảo tôi quá lý thuyết vì tôi không yêu cầu bạn học môn "tiếng Việt thực hành" sau bài viết này. Tôi sẽ chỉ bạn cách để có nó mà không cần đi học.
3. Vốn sống: khi truyền tải một vấn đề, để làm nó hấp dẫn, lôi cuốn - bạn cần một vốn sống hoặc những trải nghiệm/minh họa trong thực tế. Đây là yếu tố phụ nhưng nó giúp bạn trình bày hay hơn. Những nhà hùng biện, các diễn thuyết gia phần lớn thu hút được công chúng chính là nhờ những vốn sống và trải nghiệm của họ.
Làm sao để diễn đạt tốt?
Tạo vốn ngôn ngữ cho bản thânNgày tôi còn nhỏ, tôi có cái may mắn hơn những bạn bè cùng trang lứa là được ba tôi tạo cho tôi thói quen đọc sách. Đọc nhiều sách giúp tôi có 3 cái lợi:
1/ Nó làm cho lượng kiến thức của tôi tăng lên. Điều này giúp tôi tự tin hơn khi diễn đạt.
2/ Những câu chuyện từ sách cũng làm phong phú thêm vốn sống tôi có. Do đó lúc tôi diễn đạt bằng lời - tôi dễ dàng vận dụng những câu chuyện mà tôi biết để làm cho mọi người cuốn hút.
3/ Số vốn từ tiếng Việt và cách vận dụng văn phạm, cú pháp, liên kết cũng theo đó mà được truyền vào tôi một cách tự nhiên. Tôi chẳng cần phải đọc cuốn văn phạm tiếng Việt nào một cách máy móc để nhớ cả.
Một lưu ý nhỏ: các bạn đừng nhầm lẫn giữa việc "đọc sách" và "xem sách". Đây là 2 khái niệm khác nhau. Bạn đọc sách để cảm nhận nội dung và thấm từng câu chữ của sách. Xem sách chỉ là cố gắng nuốt quyển sách một cách vội vàng để biết được nội dung nó nói gì.
Ngày nay, các bạn trẻ thường lười đọc sách chữ mà chỉ thường xem phim/xem truyện tranh. Chính điều này làm cho bạn mất dần đi vốn ngôn ngữ.
Tôi biết rằng sau khi tôi viết những dòng ở trên, bạn sẽ "ghi nhận" chứ không muốn thực hành. Đơn giản vì bạn nghĩ đến nhiều lý do:
+ Sách chữ dày quá. Lười đọc lắm.
+ Không có thời gian.
+ Chả hiểu sao không khoái đọc sách. Trước giờ quen vậy rồi. Sao thay đổi được?
Bạn ạ, thói quen là do con người tạo ra. Lỗ Tấn từng nói trong AQ Chính Truyện: "Thực ra trên đời này làm gì có đường. Chẳng qua người ta đi mãi mà thành đường đó thôi".
Hãy bắt đầu bằng việc đọc những thể loại sách gần gũi với sở thích của bạn. Sau đó dần dần thử nghiệm với những thể loại mới. Nếu bạn ko thích những quyển sách mang tính "lý luận/phương pháp", hãy thử đọc truyện, tiểu thuyết... Tuy nhiên, đọc nhiều thể loại sẽ giúp bạn cảm nhận và hấp thụ được nhiều loại văn phong/phương pháp diễn đạt khác nhau.
Rèn luyện khả năng lập luận logic
Lúc mới đi làm, tôi có thể trình bày những vấn đề đơn lẻ khá tốt (vì có vốn ngôn ngữ để diễn đạt). Tuy nhiên, khi gặp một vấn đề phức tạp, tôi thường hay nói lan man. Tôi phát hiện ra mình thiếu 2 khả năng: phân tích và lập luận. Vì vậy, tôi thường xuyên làm bài tập sau:
1. Trước khi diễn đạt vấn đề, tôi viết ra giấy những ý chính của vấn đề cần diễn đạt. Về sau, tôi chỉ cần nghĩ trong đầu.
2. Khi có các ý chính, tôi suy nghĩ mình sẽ nói mỗi ý như thế nào, minh họa ra sao cho dễ hiểu và hấp dẫn.
3. Khi nói, giữa các ý chính - tôi suy nghĩ mình sẽ chuyển tiếp như thế nào một cách tự nhiên về mặt lập luận.
4. Tôi tự nói trước gương, trong toilet, suy nghĩ trước lúc ngủ... bất cứ khi nào mình có thời gian - tưởng tượng mình đang trình bày trước một hoặc nhiều người về một vấn đề nào đó.
Tôi làm bài tập này liên tục mà dần thành một thói quen. Ban đầu tôi nghĩ đến một vài đề tài dựa theo kiến thức mình biết. Dần dần, mỗi khi làm seminar, hướng dẫn cho những bạn mới, training, presentation ... tôi đều vận dụng. Khi đã thuần thục, tôi có thể trình bày không cần có sự chuẩn bị trước và phản xạ theo tình huống.
Trau dồi vốn sống
Một trong những cách giúp tôi có thêm vốn sống đó là: tăng cường giao tiếp. Trao đổi với nhiều người, lắng nghe họ trình bày quan điểm sống, chia sẻ công việc, thông tin - tôi thấy mình gần gũi hơn với họ và cũng có nhiều vốn sống hơn.
Ngoài ra, bạn còn có rất nhiều cách khác để làm tăng vốn sống của mình: đọc sách báo, xem TV, cập nhật thông tin mỗi ngày...
Thực hành
Đọc mỏi mắt rồi, giờ bạn cần thực hành. Rất đơn giản - chỉ cần từ ngày mai, bạn hãy:1/ Mỗi tháng đặt chỉ tiêu cho mình đọc ít nhất 1,2 quyển sách (thể loại bất kì - trừ truyện tranh)
2/ Mỗi ngày, thử suy nghĩ về một vấn đề nào đó - đứng trước gương và tập nói về vấn đề đó. Bạn nên làm theo các bước tôi đề cập ở phần Rèn luyện khả năng lập luận logic. Đừng chọn chủ đề quá khó lúc đầu. Điều quan trọng là khi thực hành cần nói ra tiếng - đừng nghĩ trong đầu. Khi nói ra thành tiếng, bạn sẽ dần tập sự tự tin - phát hiện giọng nói, ngữ điệu của mình để điều chỉnh cho phù hợp.
Nếu bạn ở chung với người thân và cảm thấy ngại khi luyện tập, hãy bắt đầu bằng việc viết ra giấy. Tuy nhiên, cách này không hiệu quả bằng tập nói trước gương.
